Moduł komunikacyjny Urzędowej Poczty Elektronicznej pozwala na przekazywanie aktów prawnych w postaci elektronicznej do Wojewody, zarówno do nadzoru jak i w celu ogłoszenia aktu w Dzienniku Urzędowym oraz do Regionalnej Izby Obrachunkowej w celu nadzoru prawnego oraz / lub zaopiniowania. Poprzez moduł można wysyłać :
1.akty XML przygotowane w edytorach udostępnianych przez ABC PRO tj. darmowym edytorze EAP XML Lite oraz komercyjnych edytorach Legislator (Standard lub Premium) – format pliku ZIPX,
2.akty XML przygotowane w innych, dedykowanych edytorach XML pozwalających na zapis pliku zgodnego z formatem Edytora Aktów Prawnych udostępnionego przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych – format pliku *.ZIP,
3.dokumenty w innym formacie niż zipx np. pdf lub .docx w celu zaopiniowania przez Regionalną Izbę Obrachunkową lub jako dodatkowe dokumenty związane z procesem nadzoru.
Wysyłka dokumentów możliwa jest poprzez stronę internetową nowe.upe.com.pl oraz poprzez Legislator, zarówno w wersji płatnej oraz w trybie Przeglądarki Aktów Prawnych.
Uwaga. 1.Wniosek o ogłoszenie aktów w Dzienniku Urzędowym Województwa wysyłany jest poprzez Moduł komunikacyjny. 2.Wysyłka wniosków z aktami prawnymi do nadzoru Wojewody oraz wysyłka aktów prawnych / wniosków do zaopiniowania do Regionalnych Izb Obrachunkowych może odbywać się poprzez Moduł komunikacyjny lub poprzez ePUAP. Szczegółowe wytyczne dotyczące kanału komunikacji z jednostkami samorządu terytorialnego określane są przez każdą z Izb / urzędów wojewódzkich. 3.Istnieje możliwość wysyłki wniosku na ePUAP za pośrednictwem Legislatora. W tym celu należy odpowiednio skonfigurować system Legislator (więcej w Konfiguracja konta ePUAP w EAP Legislator). |
Przygotowanie do obsługi wysyłania wniosków
W zakładce Opcje -> Organy wydające należy sprawdzić czy organy wydające zdefiniowane w programie Legislator odpowiadają tym zdefiniowanym w Urzędowej Poczcie Elektronicznej. Za pomocą przycisku Przywróć z UPE można ponownie załadować wszystkie organy zdefiniowane w Urzędowej Poczcie Elektronicznej.
W zakładce Opcje -> Aktywacja należy sprawdzić poprawność danych rejestracyjnych. Nazwa użytkownika i hasło w danych rejestracyjnych musi odpowiadać danym w module komunikacyjnym.
Przygotowanie aktu do ogłoszenia
Zgodnie z obowiązującymi przepisami tj.:
1.ustawą z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1461),
2.rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie wymagań technicznych dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne, elektronicznej formy dzienników urzędowych oraz środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych (Dz.U. z 2011r. Nr 289, poz.1699),
3.rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie „Zasad techniki prawodawczej” (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 283),
– akty przekazujemy do ogłoszenia jako pliki XML podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu.
Zatem przed wysłaniem aktu do ogłoszenia musi on zostać podpisany przez organ, który go wydał. Proces podpisywania został szczegółowo opisany w dziale Składanie podpisu elektronicznego.
Moduł wysyłki wniosków
Moduł wysyłki wniosków dostępny jest z poziomu zakładki Informacje -> Moduły -> Urzędowa Poczta Elektroniczna,
a także z poziomu zakładki Informacje -> Najczęściej używane -> Wyślij do ogłoszenia.
Po wpisaniu loginu i hasła, wyświetlony zostanie moduł wysyłki dokumentów.
Moduł podzielony jest na pięć sekcji:
1.Publikacja w Dzienniku Urzędowym - w sekcji znajduje się formularz wysyłki Wniosku o ogłoszenie aktów w Dzienniku Urzędowym Województwa.
2.Nadzór prawny Wojewody - formularze w sekcji widoczne są tylko dla instytucji, których organ nadzoru posiada stosowną aplikację dedykowaną do nadzoru nad aktami, a JST wyraziło zgodę na elektroniczną wysyłkę dokumentów. W zależności od preferencji organu nadzoru, w sekcji mogą znajdować się następujące formularze:
a)Pismo z aktami do nadzoru prawnego Wojewody,
b)Pismo z dodatkowymi dokumentami związanymi z procesem nadzoru.
3.Nadzór prawny RIO - formularze w sekcji widoczne są tylko dla instytucji, których organ nadzoru posiada stosowną aplikację dedykowaną do nadzoru nad aktami a JST wyraziło zgodę na elektroniczną wysyłkę dokumentów. W zależności od preferencji organu nadzoru, w sekcji mogą znajdować się następujące formularze:
a)Pismo z aktami do nadzoru prawnego Regionalnej Izby Obrachunkowej,
b)Pismo z aktami / innymi dokumentami do wydania opinii RIO,
c)Pismo z dodatkowymi dokumentami związanymi z procesem nadzoru RIO.
4.Wycofanie aktów z publikacji - w sekcji znajduje się formularz Wniosek o wycofanie aktów z publikacji w Dzienniku Urzędowym. Możliwość wycofania aktów z nadzoru Wojewody oraz Regionalnej Izby Obrachunkowej zależy od preferencji organu nadzoru.
5.Otwórz wniosek - pozwala na otwarcie paczki zip z przygotowanym wcześniej wnioskiem i dokończenie wysyłki.