Użytkownik, po otrzymaniu dokumentu w trybie śledzenia zmian, może zmieniać, dodawać oraz usuwać treści wprowadzone przez inne osoby. Dla każdego pracownika system przypisuje indywidualny kolor czcionki, którym oznaczone są jego modyfikacje.
Podobnie jak w systemie MS Word, wersja Proces umożliwia dodawanie komentarzy do konkretnych jednostek w treści dokumentu. W tym celu należy ustawić kursor myszy w wybranym przez nas miejscu, następnie z poziomu zakładki Wstawianie wybierać opcję Nowy komentarz.
Po prawej stronie okna edycji, wyświetli się panel umożliwiający dodanie komentarza. Oczywiście, tak jak w przypadku modyfikacji treści, komentarz oznaczony zostanie odpowiednim kolorem.
Tryb śledzenia zmian obejmuje:
✓zmiany w głównej treści aktu oraz w standardowych załącznikach xml,
✓zmiany dla załączników typu wyspa arkusz i wyspa tekstowy,
✓dodawanie i usuwanie załączników, w tym załączników binarnych (po dodaniu pliku .doc / .docx jako załącznika binarnego, użytkownik ma możliwość edycji treści - wprowadzone zmiany nadpisują wybrany plik.
Komentarze widoczne będą także dla pozostałych użytkowników po kliknięciu na opcję Pokaż komentarze w zakładce Wstawianie. Treść komentarzy, tak jak treść przygotowywanego dokumentu, może ulegać zmianom nanoszonym przez innych użytkowników.
Istnieje możliwość wyświetlania komentarzy w pliku PDF. W tym celu należy zaznaczyć pole przy opcji Pokazuj komentarze w pliku PDF w Opcjach formatowania -> Ustawienia dokumentu -> Inne.