W zależności od ustawień wybranych podczas uruchamiania procesu śledzenia zmian, modyfikacje wprowadzone przez innych użytkowników może zaakceptować lub odrzucić:
•autor dokumentu - tylko u osoby uruchamiającej proces widoczne są opcje Zaakceptuj oraz Odrzuć, służące do przyjęcia / anulowania poszczególnych zmian dodanych przez użytkowników. U pozostałych osób opcje te są ukryte, dostępne są jedynie opcje akceptacji / odrzucenia dokumentu (więcej w Akceptacja / odrzucenie dokumentu).
•każda osoba konsultująca - opcje Zaakceptuj oraz Odrzuć widoczne są u wszystkich użytkowników, każda osoba konsultująca może zaakceptować lub odrzucić zmiany naniesione przez innych.
Akceptacji zmian możemy dokonać na trzy sposoby:
1.hurtowo poprzez opcję Tryb śledzenia zmian -> Zaakceptuj wszystkie zmiany znajdującą się w zakładce Narzędzia główne,
2.hurtowo poprzez zaznaczenie kursorem obszaru ze zmianami i wybranie opcji Tryb śledzenia zmian -> Zaakceptuj zmiany w zaznaczeniu znajdującej się w zakładce Narzędzia główne,
3.pojedynczo poprzez kliknięcie w miejscu zmiany i wybranie opcji Zaakceptuj z zakładki Narzędzia główne.
W zależności od ustawień trybu śledzenia zmian, mogą wystąpić poniższe sytuacje:
a)kliknięcie na Zaakceptuj spowoduje przyjęcie poprawki i zmianę koloru zmodyfikowanej treści na kolor automatyczny,
b)kliknięcie na Zaakceptuj spowoduje rozwinięcie listy typów akceptacji. Po wybraniu rodzaju akceptacji, zmodyfikowana treść wyświetlona zostanie w kolorze automatycznym,
c)kliknięcie na Zaakceptuj spowoduje rozwinięcie listy typów akceptacji. Po wybraniu rodzaju akceptacji, wyświetlone zostanie okno, w którym wpisujemy uzasadnienie przyjęcia zmiany. Po kliknięciu na Zapisz i zamknij, zmodyfikowana treść wyświetlona zostanie w kolorze automatycznym.
Zmiany możemy odrzucić tylko pojedynczo, za pomocą opcji Odrzuć z zakładki Narzędzia główne.
Analogicznie jak w opisie akceptacji zmian, w zależności od ustawień aplikacji, po kliknięciu na Odrzuć, może zostać wyświetlone okno z typem odrzucenia lub aplikacja wymagać będzie także podania przyczyny usunięcia zmiany.
Modyfikacja zostanie usunięta z treści dokumentu.
