Legislator pozwala na dodawanie do aktów załączników binarnych, czyli załączników dołączonych jako pliki zewnętrzne w formacie PDF. Zalecamy stosowanie tego rodzaju załączników tylko w przypadku braku możliwości zastosowania zwykłego załącznika.
Załączniki binarne możemy dodawać z poziomu zakładki Wstawianie – Załącznik binarny.
W wyświetlonym oknie wprowadzamy tytuł załącznika oraz wskazujemy plik. W przypadku dodania pliku w innym formacje niż PDF, aplikacja zaoferuje automatyczna konwersję pliku załącznika do PDF (wyświetlanie pytania o konwersję do PDF można wyłączyć w ustawieniach aplikacji, czyli w zakładce Opcje -> Ustawienia dokumentów -> Nie pytaj o konwersję do PDF załącznika binarnego).
W oknie mamy również możliwość wybrania elementu nadrzędnego (w sytuacji gdy jest to np. załącznik do załącznika) jak również opcję automatycznego generowania nagłówka załącznika (w takim przypadku w pliku PDF na pierwszej stronie musi być zostawiona odpowiednia, dodatkowa ilość miejsca na wstawienie nagłówka). Jeśli opcja Generuj nagłówek w pliku PDF zostanie włączona, możemy zastąpić standardową treść nagłówka własną, wpisując ją w pole Nazwa załącznika.
Załącznik zostanie dodany na nowej zakładce w dolnym panelu.
Edycja danych załącznika możliwa jest po kliknięciu prawym klawiszem myszy na zakładkę załącznika i wyborze opcji Ustawienia załącznika. Z poziomu tego samego menu (prawy klawisz myszy) możemy usunąć błędnie dodany załącznik.
Legislator umożliwia również dodanie wielu plików jednocześnie jako załączników binarnych. W tym celu należy posłużyć się funkcją Dodaj pliki jako binarne z zakładki Wstawianie. Aby funkcja zadziałała poprawnie, pliki muszą być odpowiednio nazwane np.: 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf – zgodnie z kolejnością w jakiej mają zostać dodane.
W przypadku dołączenia jako załącznik binarny pliku w formacie edytowalnym np. .doc, .docx, .xls, .xlsx (bez konwersji do pliku PDF podczas dołączania dokumentu), istnieje możliwość jego edycji. W zakładce załącznika dostępna będzie opcja Edytuj. Po kliknięciu na nią, plik zostanie otworzony w zewnętrznym edytorze. Zmiany zapisane w dokumencie, będą też widoczne w Legislatorze.
Wymagania dotyczące załączników w postaci plików PDF
Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne, dzienników urzędowych wydawanych w postaci elektronicznej oraz środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych (Dz. U. z 2011r. Nr 289, poz.1699), jako załącznik binarny może zostać dołączony "plik PDF generowany w sposób umożliwiający przeszukiwanie tekstu dokumentu, którego postać umożliwia, bez konieczności dokonywania zmian w dokumencie, wydruk treści w formacie A4 w jakości prezentacji niepozostawiającej wątpliwości co do treści dokumentu".
Mając na uwadze to, że publikacja dziennika urzędowego często wymaga od redakcji dziennika technicznej korekty aktu, a w przypadku pliku PDF taka korekta nie jest możliwa. Redakcja dziennika ma prawo odmówić publikacji aktu, zawierającego załączniki binarne. Każdorazowo, przypadek dodawania załącznika binarnego do przekazywanego do publikacji aktu prawnego należy skonsultować z właściwą redakcją dziennika urzędowego. Jeżeli taki załącznik będzie można przekazać, musi on spełniać wymagania określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, tj.:
1.załącznik musi mieć ustawiony margines górny co najmniej na 25 mm. W nagłówku załącznika przekazywanego do ogłoszenia, organ wydający akt, nie może umieszczać żadnych informacji (jest to miejsce, w którym umieszczany jest nagłówek dodawany w redakcji),
2.w stopce załącznika przekazywanego do ogłoszenia również nie mogą znajdować się żadne informacje. W szczególności nie należy umieszczać tam informacji o numerach stron – nie będą się one bowiem wówczas zgadzały z numerami stron publikowanej pozycji w dzienniku,
3.marginesy boczne załącznika mają być ustawione na 18 mm,
4.wymagania dotyczące czcionki: Times New Roman, 11 pkt,
5.w prawym górnym rogu pierwszej strony załącznika należy zamieścić standardową informację o numerze załącznika, formie prawnej, numerze aktu, organie wydającym oraz dacie aktu (Legislator posiada mechanizm pozwalający na automatyczne generowanie nagłówka załącznika na pliku PDF, dzięki temu dodawany przez nas plik PDF nie musi posiadać nagłówka, w takim przypadku w opcjach załącznika binarnego należy zaznaczyć opcję Generuj nagłówek w pliku PDF załącznika binarnego).
Poniżej przykład poprawnie sformatowanego załącznika binarnego w PDF.
Dodawanie pliku GML
Do aktów planistycznych możemy dodać plik GML jako załącznik binarny. W tym celu przechodzimy na zakładkę Wstawianie i klikamy na opcję Załącznik binarny.
Wyświetlone zostanie okno, w którym wskazujemy plik GML. Po wczytaniu pliku, automatycznie zostanie zaznaczona opcja Wyświetlaj załącznik binarny jako łącze do pliku. Dodatkowo zalecamy wprowadzenie tytułu załącznika o następującej treści:
"Dane przestrzenne o obiekcie
[Nazwa Rady Gminy] na podstawie art. 67a ust. 3 i 5, ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 293 ze zm.) przygotowała dane przestrzenne dla planu, które stanowią załącznik w postaci cyfrowej do uchwały"
Po kliknięciu na Zastosuj, plik GML zostanie dodany do archiwum ZIPX tworzonego aktu
Dodany w ten sposób załącznik binarny, będzie wyświetlany w PDF jako łącze do pliku.
Plik GML będzie można wywołać z poziomu PDF, po eksporcie aktu do PDF i umieszczeniu w tym samym folderze pliku GML.
Plik GML jest podpisywany w programie Legislator w momencie podpisywania całego aktu.
Tak przygotowany dokument, zostanie prawidłowo obsłużony przez wszystkie redakcje Dziennika Urzędowego. Dostosowanie EAP Legislator do obsługi pliku GML wynika z wejścia w życie zmian w ustawie dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym oraz w związku z ogłoszeniem w Dzienniku Ustaw Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 26 października 2020 r. w sprawie zbiorów danych przestrzennych oraz metadanych w zakresie zagospodarowania przestrzennego.