Legislator Magic pozwala na złożenie pod dokumentem dwóch rodzajów podpisów elektronicznych, tj:
1.podpis standardowy – używany w przypadku, gdy dokument podpisywany jest przez jedną osobę lub ma już nadany numer i datę;
2.podpis z wyłączeniem daty i numeru aktu – używany w przypadku podpisywania porozumień, umów, aneksów – podpis ten nie obejmuje daty i numeru aktu prawnego, dzięki czemu datę i numer aktu może nadać ostatnia osoba podpisująca dokument.
Podpis standardowy
Przed przekazaniem dokumentu do podpisania, zalecamy w pierwszej kolejności zablokować dokument do edycji korzystając z funkcji Zablokuj.
Dzięki temu mamy pewności, że nawet przypadkowo, nikt nie wprowadzi zmian w dokumencie (nadany w momencie zablokowania dokumentu numer ID, pozostanie już nie zmieniony). W sytuacji, gdy numer ID jest inny w dokumencie podpisanym, a inny w dokumencie przekazanym do podpisu, możemy domniemywać, że nawet jeżeli dokument nie różni się w treści, ktoś ten dokument odblokował przed złożeniem podpisu (co spowodowało wygenerowanie nowego ID dokumentu).
Po wybraniu Podpisz, zostanie wyświetlone okno z pytaniem o zmianę status dokumentu, które należy zatwierdzić, gdyż zmiana statusu na podpisanym dokumencie nie jest już możliwa.
W przypadku, gdy przed zablokowaniem dokumentu, nie został mu nadany numer lub data, aplikacja wyświetli monit o ich wprowadzenie.
W kolejnym kroku mamy możliwość wyświetlenia treści XML aktu prawnego w celu weryfikacji jej prawidłowości. Treść aktu wyświetlana jest w postaci pliku PDF – na tym etapie nie sprawdzamy formatowania dokumentu, a jedynie jego treść – w pliku PDF generowanym do pliku ZIPX, zostanie zachowane formatowanie identyczne jak w widoku dokumentu na ekranie.
Ostatnie okno pozwala na wybór właściwego certyfikatu
Podpis z wyłączeniem daty i numeru aktu
Opcja pozwala na złożenie podpisu elektronicznego, który nie będzie obejmował daty i numeru aktu prawnego. Innymi słowy, po złożeniu takiego podpisu, będzie istniała możliwość zmiany numeru i daty aktu. Podpis tego rodzaju wykorzystywany jest w sytuacji, gdy dany dokument ma podpisać więcej niż jedna osoba, i nie można tego dokonać w tym samy daniu. Przykładem takiego dokumentu może być „porozumienie” lub „aneks” (do porozumienia), które podpisywane jest przynajmniej przez dwie strony (składane są na nim przynajmniej dwa podpisy elektroniczne). Najczęściej strony takiego porozumienia nie mogą go podpisać jednego dnia – podpisane przez jedną stronę porozumienie (z wyłączeniem daty i numeru), przesyłane jest drugiej stronie do podpisu. Druga strona uzupełnia numer i datę dokumentu i składa podpis pod dokumentem (składa już standardowy podpis, uwzględniający datę i numer dokumentu). W przypadku gdy dokument ma podpisać większa liczba osób, każda kolejna osoba, która nie jest ostatnią osobą podpisującą dokument, podpisuje go z wyłączeniem daty i numeru, ostania uzupełnia datę i numer i składa standardowy podpis pod dokumentem.
Szczegółowy opis przygotowywania i podpisywania porozumień znajduje się w rozdziale Obsługa wielopodpisu - porozumienia.